Kỹ năng giải quyết vấn đề - Thiết kế nhà tại Nam Định - Mẫu Nhà đẹp - Công ty Kiến trúc Đại An Nam Định

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Quy trình giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề (Problem solving) là một kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc… Trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, ta thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào, bài viết sau đây sẽ phần nào giúp các bạn tự trang bị về kỹ năng giải quyết vấn đề:

Quy trình giải quyết vấn đề (tạm chia làm 8 bước):

1. Tiếp nhận công việc (Tiếp nhận vấn đề).

2. Nhìn nhận và phân tích:

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết.

Ở đây ta cần xác định được những thông tin của công việc bằng cách đặt ra những câu hỏi.

- Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng)?

- Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?

- Nguồn lực để thực hiện công việc?

- Công việc này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?

- Bản chất của công việc là gì?

- Những đòi hỏi của công việc?

- Mức độ khó – dễ của công việc?

3. Đề ra mục tiêu:

Đặt ra mục tiêu sẽ giúp ta đi đúng hướng trong việc giải quyết vấn đề. Câu hỏi ở đây sẽ là: “Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?”.

4. Đánh giá giải pháp:

Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, bạn sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Câu hỏi ở đây sẽ là:

- Trên cơ sở những thông tin có được và mục tiêu cần đạt được, các giải pháp mà tôi có thể chọn lựa là gì?

5. Chọn lựa và xác định giải pháp:

Yếu tố sáng tạo sẽ giúp bạn tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:

- Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?

- Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?

- Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?

- Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?

6. Thực hiện:

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động.

7. Đánh giá kết quả:

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.

Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALA.

K: Thông tin (Knowledge)

O: Mục tiêu (Objectives)

A: Phương án ( Alternatives):

L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)

A: Hành động (Action)

6 kỹ năng giải quyết vấn đề

 

Là một nhà quản lý, hàng ngày bạn phải tiếp cận và xử lý vô vàn những vấn đề trong công việc, trong gia đình và ngoài xã hội. Có bao giờ bạn thấy mệt mỏi và bị stress vì cứ phải gặp những vấn đề lặp đi lặp lại, từ những vụ việc đơn giản đến phức tạp?

Tình thế khẩn trương có thể khiến nhà quản lý đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt. Nếu bạn đã và đang trong hoàn cảnh vừa nêu, thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại mình và hãy trang bị cho mình kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết của một nhà quản lý.

Nhằm giúp nhà quản lý tháo gỡ vấn đề này, chúng tôi xin giới thiệu 6 bước căn bản trong việc giải quyết vấn đề dưới đây.

Nhận ra vấn đề. Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì…? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

Xác định chủ sở hữu của vấn đề. Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết. Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.

Hiểu vấn đề. Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì? Vấn đề xảy ra ở đâu? Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào? Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

Chọn giải pháp. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

Thực thi giải pháp. Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v…

Đánh giá. Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.

Và đừng quên hướng dẫn cho nhân viên của bạn về kỹ năng này, vì họ chính là cánh tay phải giải quyết vấn đề khi bạn vắng mặt đấy.

Kỹ năng giải quyết vấn đề cơ bản

Posted by nqcenter on November 2, 2008

VẤN ĐỀ LÀ GÌ ?

- TÌNH TRẠNG MONG ĐỢI - KHOẢNG CÁCH - TÌNH TRẠNG HIỆN TẠI

KHI NÀO MỘT VẤN ĐỀ TỒN TẠI?

- Khi một khoảng cách được nhận biết và nó đòi hỏi một hành động đáp lại

- Khi chúng ta nhìn thấy các triệu chứng của một vấn đề nhưng không thể xác định được căn nguyên gây ra

- Khi một cơ hội tiềm tàng đòi hỏi một sự khám phá

CÁC LOẠI VẤN ĐỀ

VẤN ĐỀ ĐƠN GIẢN

- Được xác định rõ ràng

- Lặp đi lặp lại

- Có một nguyên nhân duy nhất

- Giải pháp có thể đánh giá được hoàn toàn về ảnh hưởng của nó đối với vấn đề

- Giải pháp được quy định

VẤN ĐỀ PHỨC TẠP

- Không được xác định rõ ràng

- Độc nhất, không bình thường hoặc mới lạ

- Có nhiều nguyên nhân

- Có nhiều giải pháp có thể; Giải pháp sẽ ảnh hưởng vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề

- Giải pháp sẽ thay đổi

TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Giai đoạn 1: Xác định vấn đề

CÁC BƯỚC và HÀNH ĐỘNG

1. Nhận biết vấn đề: Thảo luận, thu thập dữ kiện cho đến khi mọi người có liên quan chấp nhận một vấn đề đang tồn tại

2. Phát biểu vấn đề: Chứng minh một cách rõ ràng tất cả các khía cạnh của vấn đề bạn muốn giải quyết

3. Phân tích nguyên nhân vấn đề: Tìm, phân tích và đồng ý về một nguyên nhân cơ bản nhất của vấn đề

Giai đoạn 2: Ra quyết định

CÁC BƯỚC và HÀNH ĐỘNG

4. Đưa ra các giải pháp: Xác định các tiêu chuẩn của giải pháp và mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn. Liệt kê tất cả các giải pháp có thể giải quyết được vấn đề & căn nguyên của nó

5. Ra quyết định: Chọn giải pháp tốt nhất trong danh sách bằng cách đánh giá khách quan theo các tiêu chuẩn lựa chọn

Giai đoạn 3: Thực hiện

CÁC BƯỚC và HÀNH ĐỘNG

6. Hoạch định: Đưa công việc, thời gian, nhân lực, nguồn lực vào kế hoạch hành động và kế hoạch dự phòng

7. Thực hiện: Giao việc, quan sát, trao đổi, đánh giá, điều chỉnh và xác nhận kế hoạch hành động

8. Tiêu chuẩn hoá: Cập nhật tiến trình & các nguyên tắc

MỘT SỐ KỸ THUẬT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

So Sánh Chuẩn Mực

Là một tiến trình ba bước:

1. Học từ những điều tốt nhất

2. Làm những gì người ta làm

3. Sau đó - Làm tốt hơn

Chuẩn mực là tên của một kỹ thuật đo lường những gì bạn, nhóm/toán của bạn thực hiện cũng như những gì bạn đạt được hoặc những nguồn lực, chi phí mà bạn sử dụng, v.v…Đối chiếu với những người khác hoặc nhóm/toán khác mà bạn biết cũng làm như những gì bạn làm nhưng lại đạt được kết quả không những chỉ tốt hơn bạn mà còn tốt nhất so với bất cứ ai mà bạn biết

Động Não Hội (BrainStorming)

Đây là một kỹ thuật đơn giản để thu thập được nhiều ý tưởng của nhóm trong một thời gian ngắn.

Cách brainstorming thông dụng nhất:

1. Đưa ra ý tưởng căn cứ trên nguyên nhân của một vấn đề

2. Đưa ra ý tưởng dựa trên các giải pháp khả thi.

Kỹ thuật brainstorming chú trọng vào việc đưa ra các ý tưởngCàng có nhiều ý tưởng, cơ hội để đạt đến các giải pháp thật sự sáng tạo sẽ càng caoCũng có thể giả định rằng các thành viên trong nhóm có thể trao đổi với nhau những đề xuất của mình để đưa ra cách giải quyết sáng tạo hơn.

Phương pháp này được chia thành hai phần riêng biệt vì phần này kìm hãm phần kia:

1. Sáng tạo: Tạo ra một số lượng lớn các khả năng không kể đến chất lượng hay khả năng có thể xảy ra hay không

2. Đánh giá: Sàng lọc ý tưởng, tập trung vào những cách giải quyết khả thi và có thể thực hiện được.

Phương pháp này được dùng để khám phá càng nhiều yếu tố của tình huống càng tốt:

• Đưa ra tất cả các khía cạnh của một vấn đề

• Tìm kiếm các ý tưởng cho giải pháp

Brainstorming phải được thực hiện mà không có bất cứ một sự nỗ lực nào cho việc đánh giá. Tất cả các thành viên phải được khuyến khích để nêu ra ý tưởng của mình. Không được bác bỏ bất cứ ý tưởng nào. Đến khi nào tiến trình được hoàn tất mới thảo luận hay bàn cãi.

Sử dụng giấy hoặc bảng trắng, để ghi nhận các ý tưởng được nêu ra - mỗi một ý tưởng mới cần phải được ghi nhận nhanh làm cơ sở cho những suy nghĩ sáng tạo hơn.

Mục tiêu là ghi nhận càng nhiều ý tưởng, hoặc càng nhiều từ then chốt càng tốt.

Brainstorming ngược chiều (Reverse Brainstorming)

Bạn có thể giải quyết vấn đề từ hai quan điểm

Một cách là bắt đầu từ vấn đề và làm việc hướng theo cách giải quyết hoặc là những gì bạn muốn đạt được.

Vấn đề –> Cách giải quyết

Một cách khác là có cách giải quyết hoặc mục tiêu trong đầu trước tiên, và thực hiện ngược trở lại

Trong cách đầu tiên, bạn đang phân tích một vấn đề và tìm cách giải quyết. Trong cách thứ hai, bạn bắt đầu tại điểm mà bạn muốn đạt đến và phân tích bằng cách nào bạn có thể đạt được mục tiêu đó. Cách này chú trọng vào cách thức để đạt được chứ không chú trọng vào lý do tại sao lại có tình trạng như thế. Đây là một cách để xác định cách giải quyết hoặc mục tiêu và xác định cách nào để đạt được.

Cách giải quyết –> Bằng cách nào

Đảo ngược quá trình brainstorming là một kỹ thuật hữu ích để khởi đầu cho một cuộc thảo luận và nảy sinh ý tưởng. Cách này được thực hiện bằng cách đảo ngược định nghĩa của một vấn đề và sau đó brainstorming để có ý tưởng - sau đó đảo ngược lại những ý tưởng đã thu thập được. Trước khi phân tích một vấn đề, hãy thử “Cái giá của việc không làm gì cả là gì?”, hoặc “Làm thế nào chúng ta có thể làm mọi việc trở nên tệ hơn?”

Ví dụ:

Đội có nhiệm vụ tìm ra cách làm bớt tắc nghẽn giao thong. Thay vì brainstorming để tìm ra cách “Làm cách nào để giảm tắc nghẽn giao thông trong thành phố của chúng ta?” hãy thử hỏi “Làm cách nào để gia tăng tình trạng tắc nghẽn trong thành phố của chúng ta?” Khi đảo ngược lại, thì mỗi ý tưởng sẽ trở thành cách giải quyết khả thi cho tình trạng tắc nghẽn giao thông.

“Làm cách nào để Thiếu sinh đi sinh hoạt đông đủ hơn?” trở thành câu “Làm thế nào để có thể làm mất Thiếu sinh càng nhiều càng tốt trong vòng một tháng?”

.